Bí quyết xây dựng và vận hành hệ thống phân phối

xay-dung-van-hanh-he-thong

Một hệ thống phân phối thường là một sự phối hợp giữa các tổ chức, cá nhân với nhau. Các thành viên trong kênh hoạt động vì mục tiêu quyền lợi riêng của mình. Tuy vậy để thành công cần có sự phối hợp để đạt được mục tiêu chung. Vậy đâu là bí xây dựng và vận hành hệ thống phân phối cho các doanh nghiệp sản xuất, nhập khẩu, phân phối.

1. Những thách thức luôn tồn tại cần nắm rõ

Nếu không có sự phối hợp thống nhất giữa các thành viên trong kênh, thì tất yếu dẫn đến những xung đột về quyền lợi giữa các thành viên trong kênh. Các thành viên trong hệ thống kênh phân phối truyền thống thường tương đối độc lập với nhau. Mỗi thành viên là một doanh nghiệp độc lập, có mục tiêu lớn nhất là tăng trưởng lợi nhuận, do vậy có thể gây tổn hại cho cả hệ thống.

Do vậy, các doanh nghiệp cần phải minh bạch trong hợp đồng, cách thức hoạt động, cần phối hợp kịp thời và liên kết chặt chẽ với nhau để xây dựng hệ thống kênh phân phối mạnh.

2. Xây dựng, thiết kế kênh phân phối hiệu quả

A. Hãy sáng tạo, đừng dập khuôn

Cái khó ló cái khôn, khi rơi vào tình trạng thiếu vốn, thị trường khó khăn, doanh thu dậm chân. Nhiều doanh nghiệp đã đưa những ý tưởng đột phá.

Ví dụ như 1 công ty đã sử dụng đội quân gồm những người có khả năng tiếp thị nhờ tài ăn nói lưu loát và hoạt khẩu. Tỷ lệ thành công của công ty này trong việc tiếp thị đến người tiêu dùng đã tăng lên gần 50%.

Một chiến thuật sáng tạo khác cũng đang được các doanh nghiệp áp dụng là tận dụng kênh phân phối rộng lớn của các sản phẩm đang “bán chạy” để tiếp thị, bán sản phẩm. Các công ty này thường nhận phân phối sản phẩm cho các công ty khác đang có tiếng trên thị trường. Thậm chí, họ còn dùng sản phẩm phân phối để làm khuyến mãi, quà tặng.

B. Bước 1, định hình sản phẩm – xác định thị trường mục tiêu

Hãy tập trung vào sản phẩm, đưa ra những mẫu mã, khẩu vị phù hợp với từng khu vực, vùng miền. Chẳng hạn, đưa ra những sản phẩm có dung tích nhỏ để người tiêu dùng dễ mua, dễ làm quen sản phẩm.

Gần đây, với hàng loạt chương trình tiếp thị, mở rộng phân phối về thị trường nông thôn, nhiều doanh nghiệp tiết lộ. Đây là thị trường có tiềm năng rất lớn mà trước đây lại bị xem nhẹ.

Cách tiếp thị “núp bóng cây tùng” tỏ ra có hiệu quả cho những doanh nghiệp mới.

Với tương ớt, tương cà là mặt hàng gia vị không thiết yếu, nhất là với người tiêu dùng nông thôn. Doanh nghiệp nên kết hợp truyền thông, quản bá đồng thời, mở rộng chương trình thử sản phẩm tại các điểm bán, chợ, siêu thị…

C. Bước 2, Lựa chọn cấu trúc kênh phù hợp

Xác định chiến lược cho kênh phân phối

Pepsi Cola sở hữu rất nhiều loại nước giải khát khác nhau. Nhưng ở các sân vận động thể thao, đối tượng hay lui tới là thanh niên, năng động, uống nhiều nước, cần bù sức. Brand được ưu tiên xuất hiện trên các POSM, kệ chính sẽ là Revive.

Ngược lại, trong cửa hàng thức ăn nhanh như Lotteria, nơi tập trung nhiều nhóm bạn bè nam nữ, đến để ăn uống và trò chuyện, Brand chủ lực sẽ là Pepsi, đứng sau đó là Mirinda, 7 UP,…

Xác định mục tiêu dài hạn cho từng nhóm kênh phân phối (mở bao nhiêu điểm bán, tăng trưởng tao nhiêu phần trăm, lợi nhuận như thế nào, chiếm thị phần ra sao…). Từ mục tiêu này, công ty sẽ có chiến lược phát triển nhân sự và bộ máy quản lý phù hợp.

Xây dựng đường lối hoạt động

Trong 2-3 năm dựa vào những yếu tố ảnh hưởng quyết định mua hàng của Shopper và những yếu tố ảnh hướng đến quyết định. Đảm bảo các hoạt động tại điểm bán đồng nhất và không bị đi xa khỏi mục tiêu doanh nghiệp.

Thống nhất những mục tiêu chính trong vòng 2-3 năm và KPIs cụ thể để đo lường hiệu quả của chiến lược hoạt động.

D. Đánh giá và tối ưu

  • Mức độ bao phủ

Mức độ bao phủ là số lượng cửa hàng mà đội ngũ sale của doanh nghiệp có thể chăm sóc trong một thời gian nhất định. Ví dụ, thị trường có 100 cửa hàng, mà đội ngũ sale có thể chăm sóc 40 cửa hàng, thì 40% chính là mức độ bao phủ của doanh nghiệp bạn.

Dựa trên con số 40% và chi phí bỏ ra cho hệ thống này, bạn có thể đánh giá được hệ thống phân phối của mình có thực sự hiệu quả hay không.

  • Tốc độ bao phủ

Tốc độ bao phủ là khoảng thời gian để doanh nghiệp đạt được mục tiêu phân phối đề ra. Ví dụ, mục tiêu bao phủ thị trường bạn đặt ra là 100 cửa hàng. Đối với một hệ thống phân phối tốt thì chỉ cần 2 tuần (tốc độ bao phủ) đã đạt được mục tiêu. Ngược lại, một hệ thống kém phải tốn đến 2 tháng mới bao phủ được số lượng đó.

  • Mức độ hụt hàng

Mức độ hụt hàng là số lượng điểm bán thuộc hệ thống phân phối của doanh nghiệp, mà tại thời điểm kiểm tra không có sản phẩm để bán. Ví dụ, hệ thống phân phối của bạn bao gồm 100 cửa hàng, tại thời điểm kiểm tra, có đến 50 cửa hàng không có hàng hóa để bán. Mức độ hụt hàng ở đây là 50%, quá cao so với khả năng chấp nhận của doanh nghiệp.

Vì vậy, đánh giá đây là hệ thống kém hiệu quả. Thông thường, mức độ hụt hàng có thể chấp nhận được tùy thuộc vào độ lớn (số lượng cửa hàng, số lượng sale, phân bổ địa lý) của mỗi doanh nghiệp.

  • Chi phí phục vụ

Chi phí phục vụ là tổng chi phí doanh nghiệp phải chi ra để một đơn vị sản phẩm đến được điểm bán cuối cùng. Chi phí này bao gồm: vận chuyển, chiết khấu thương mại, các hoạt động promotion tại điểm bán, thưởng cho nhà phân phối và đội ngũ sale…

  • Độ tươi mới sản phẩm

Độ tươi mới sản phẩm là khoảng thời gian có thể sử dụng còn lại của sản phẩm khi đến tay người tiêu dùng. Ví dụ: Sản phẩm A có hạn sử dụng là 10 ngày, trải qua quá trình phân phối mất 8 ngày. Thời điểm người tiêu dùng mua sản phẩm đó thì hạn sử dụng chỉ còn có 2 ngày. 2 ngày chính là con số đo lường độ tươi mới của sản phẩm.

Một hệ thống phân phối kém sẽ có độ tươi mới sản phẩm thấp, ảnh hưởng đến trải nghiệm mua hàng của người tiêu dùng.

3. Vận hành và quản trị hệ thống phân phối

Xây dựng & vận hành kênh hệ thống phân phối trơn tru luôn là mơ ước của mọi doanh nghiệp. Nhưng trên thực tế, phần lớn doanh nghiệp hay bị “mất tiền” trong quá trình vận hành kênh phân phối.

Quản lý hệ thống phân phối trong thực tiễn

Khi doanh nghiệp phát hiện hệ thống kênh phân phối không có khả năng đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm ra thị trường, nguồn nhân lực bán hàng yếu. Vào lúc đó, để duy trì và tăng cường nhu cầu của khách hàng đối với các sản phẩm khác. Quản lý viên cần đưa ra ý tưởng xây dựng chương trình khuyến khích, lập kế hoạch xúc tiến và quảng bá sản phẩm. Đây chính là hoạt động quản lý theo kiểu “chắp vá”.

Do ngay từ đầu thiếu thiết kế kênh nên nhà quản trị kênh không nhận thức được sâu cái gì cần giải quyết và làm thế nào giải quyết triệt để được vấn đề.

các_loại_hình_kênh_phân_phối
Các loại hình kênh phân phối

Nhiều chủ doanh nghiệp gặp khó khăn rất lớn trong việc vận hành hệ thống. Vì họ vẫn còn “thao tác thủ công” dẫn đến lãng phí nguồn lực.

Ví dụ, đội Sales ghi chép giấy tờ khi key order, vừa tốn thời gian & các thông tin được ghi nhận tốn thêm công đoạn tổng hợp dẫn đến thất thoát. Chưa kể các thông tin đó là “mỏ vàng” để đào sâu ra nhiều insight, để giúp bán hàng hiệu quả hơn; Kiểm soát hình ảnh trưng bày theo guideline chuẩn tại điểm bán,…

Trên thế giới hay ở một số công ty ở Việt Nam đã ứng dụng công nghệ để vận hành kênh phân phối hiệu quả hơn nhằm tăng năng suất, hiệu quả bán hàng & độ chính xác của dữ liệu thu nhặt.

Nói tóm lại, vận hành hệ thống kênh phân phối rất phức tạp, chỉ cần 1 lổ hổng nhỏ là cả 1 hệ thống chững lại gây lãng phí về nguồn lực & chi phí đáng kể.

Những giá trị chính mà Shark DMS giúp ích:

1. Theo dõi chi tiết tình hình kinh doanh của các nhà phân phối, đại lý, cửa hàng

Quản lý hiệu quả, độ phủ của thị trường. Quản lý doanh số, cập nhật liên tục hiệu quả hoạt động từng đơn vị.

Hiển thị trực quan các chỉ số nhu doanh thu, mức độ hoàn thành KPI của các cá nhân,.. . Để từ đó doanh nghiệp có thể nắm bắt và điều chỉnh kịp thời.

2. Quản lý sản phẩm

Quản lý được danh sách sản phẩm và tồn kho từng sản phẩm.

  • Cảnh báo hết hàng tại kho NPP để chủ động sản xuất, nhập thêm hàng
  • Cảnh báo hàng cận date để chuyển kho hoặc tạo khuyến mại đẩy hàng.

3. Quản lý nhân viên thị trường

Thống kê được doanh số, số khách hàng mới, khác đang chăm sóc. Mỗi nhân viên sale quản lý bao nhiêu khách hàng. Không mất thời gian làm báo cáo.

4. Giữ chặt khách hàng

NPP, đại lý sẽ được sale thêm mới và được quản trị chặt chẽ trên DMS. Thông tin cá nhân, thông tin từng đơn hàng , lịch sử mua hàng sẽ được lưu trên hệ thống.

5. Quản lý đơn hàng theo thời gian thực

Khi khách hàng đặt hàng, hoặc sale đặt hàng cho khách. Doanh nghiệp được thông báo ngay khi có đơn hàng mới phát sinh về email.

  • Cập nhật hình ảnh, trưng bày sản phẩm, biển hiệu của các nhà phân phối tại thời điểm
  • Quản lý hiệu quả, độ phủ của thị trường
  • Quản lý doanh số từng đơn vị, từng phòng ban

6. Điểm bán lẻ, đại lý tự đặt đơn hàng

Hệ thống sẽ tự đề xuất và thông báo mỗi khi hàng trong kho hết. Khách hàng có thể tự lên đơn hàng, không cần qua nhân viên thị trường.

  • Giảm bớt thời gian nhân viên chăm sóc và đặt hàng
  • Tạo tính chủ động cho cửa hàng , đại lý tương tác chặt hơn với doanh nghiệp

Chúng tôi luôn hỗ trợ các doanh nghiệp sử dụng phần mềm Shark DMS một cách tận tình nhất.

Chúng tôi mong muốn các Quý doanh nghiệp sẽ đạt chỉ tiêu gia tăng doanh số, có được nhiều thành tựu trong tương lai.

Để được hỗ trợ tư vấn, hãy Liên hệ chúng tôi!

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *